eventos

Yo también soy organizador de eventos

Inspiracion

Hay una nueva ola de organizadores de eventos. Es como la ola de que todo el mundo ahora es CM.

Organizador de Eventos

 

El otro día estuve en un ciclo de conferencias sobre organización de eventos. Es es tercer año que se celebra. Yo es el segundo año que voy.

Y es que resulta que ahora todo el mundo sabe de organizar eventos. Yo que ahora estoy organizando un evento a mi no me parece algo tan fácil de hacer. En nuestro evento somos unos cuantos organizadores. Di que el año pasado lo organizamos y aunque había algunas cosas que pulir (este año ya será otra historia) no nos salió ni tan mal.

Son tantas cosas que tener en cuenta. En el nuestro había ponencias y por tanto pues tienes un añadido mas del que ocuparte : los ponentes. Y esto es algo importante porque si los ponentes no están a gusto ten por cuenta que lo van a decir y te puedes encontrar que su opinión se ha corrido como la espuma y que al año siguiente no quiera venir nadie a dar una conferencia.

Aparte de los ponentes tienes que encargarte del sitio donde vas a realizar el evento.Quizás sea una de las partes mas difíciles para mí. Encontrar un sitio que se adecue a lo que quieres hacer puede ser una tarea un poco complicada. Y si además lo tienes que sacar a un buen precio ya no te digo nada.

Luego está los hoteles y los sitios donde se tienen que quedar o los ponentes o la gente que viene a tu evento (en el caso de que el evento dure mas de 1 día). Por poner un ejemplo donde vivo no se pueden realizar eventos de mas de 1000 personas porque no hay plazas hoteleras suficientes, y si las hay la logística que tienes que tener para poder repartir a la gente por los diferentes hoteles es algo muy difícil de gestionar.

Luego llega el tema de gastos extras que si la megafonía , que si las identificaciones, que si el programa del evento que si que si que si.. y un número incontables de que si …

Aparte de lo anterior tienes el tema de la comida. Esto es fácil. Si tienes dinero contratas un catering pero es que los caterings a veces se pasan de listo y  comer de picoteo en un evento te sale mas caro que un menú de una boda (estoy exagerando pero he visto precios de caterings que no bajan de 30 €). Di que ellos te lo ponen todo y te despreocupas, pero a que precio. Además a esto le tienes que sumar el tema de las alergias alimentarias y la gente vegetariana. Tienes que tener comida que puedan comer ellos también. Así que una complicación mas.

Y luego ya viene el tema de patrocinios. Porque normalmente muchos eventos se hacen con  un dinero que no tienes así que tienes así que tienes que buscar patrocinadores que a cambio de publicidad en tu evento te den dinero o te den patrocinios en especie. Y es que la búsqueda de patrocinadores es un arte y no solo para eventos, sino para cualquier cosa (Un día de estos me escribo un ebook con el tema).

Y aparte de todo lo anterior vienen las reuniones de seguimiento. Porque esto no se hace en un día. Son varias reuniones que se hacen para ver como va el tema y si vas cerrando cabos.

Y luego llega el día del evento y el día antes estas rezando para que todo salga bien porque sino tienes un problema. Así que aparte de todo lo anterior y llegado el día tienes que tener un plan b, un plan c y un plan d porque todo puede ocurrir.

Me acuerdo en uno de los últimos eventos en los que estuve que explotó la bombilla del proyector. Menos mal que los de la organización lo tenían previsto y tenían un proyector de recambio que sino … hubiera sido un desastre bastante grande.

Y como esto no es la guía del organizador de eventos , la próxima vez que alguien se pavonee de decir que es un organizador de eventos acuérdate de lo que te he contado porque al igual que con los toreros para organizar un evento hay que ser de otra pasta (o a veces masoca)

 

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *